Eagle Wings slaat zijn vleugels uit over jouw administratie zodat jij je zonder zorgen kan concentreren op de kerntaken van je onderneming.

Alles wat je dient te weten over het UBO – register

Het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner of uiteindelijk begunstigde) werd ingevoerd ingevolge de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten en is een implementatie van de vierde Europese anti-witwasrichtlijn ( 4de richtlijn AML).

VOOR WIE GELDEN DEZE BEPALINGEN?

Vennootschappen, (internationale) vzw’s, stichtingen, trusts, fiducieën en juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met trusts en fiducieën moeten in principe vanaf 31 oktober 2018 verplicht aangeven, via het UBO-register, wie hun uiteindelijke begunstigden zijn.

Als uiteindelijke begunstigden worden beschouwd:

1. Voor wat betreft de vennootschappen:

  • De natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang  in de vennootschap houden. Een belang van meer dan 25% van de stemrechten, van de aandelen of van het kapitaal van de vennootschap, rechtstreeks of onrechtstreeks aangehouden, alleen of samen met anderen, geldt als indicatie van een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang;
  • De natuurlijke personen die via andere middelen zeggenschap hebben over de vennootschap (bv. aandeelhoudersovereenkomst, het recht om leden van de raad van bestuur te benomen, vetorecht,…)
  • De natuurlijke personen die behoren tot het “hoger leidinggevend personeel”, indien na uitputting van alle mogelijke middelen geen van de personen als bedoeld onder (i) of (ii) is geïdentificeerd, of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde(n) is/zijn.

 

Bij groepsstructuren zal men steeds dienen na te gaan wie de natuurlijke persoon is, die als de uiteindelijke eigenaar kan worden gezien. Desgevallend dienen alle niveaus doorlopen te worden.

2. Voor wat betreft de (internationale) vzw’s en stichtingen:

  • De leden van de raad van bestuur;
  • De personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
  • De personen belast met het dagelijks bestuur;
  • De stichters;
  • De natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de vzw of stichting werd opgericht of werkzaam is;
  • Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijk zeggenschap over de vereniging of stichting uitoefen.

WAT DIENT ER EIGENLIJK TE GEBEUREN?

De uiteindelijke begunstigde (de UBO) moet zijn (voor)naam, geboortedatum, nationaliteit, adres, datum waarop hij uiteindelijk begunstigde is geworden, rijksregisternummer en de specifieke UBO-categorie(ën) waartoe hij behoort meedelen.

Indien het gaat om een onrechtstreeks uiteindelijke begunstigde, moet ook het aantal tussenpersonen en hun identiteit vermeld te worden.

In functie van de juridische entiteit, worden deze informatieverplichtingen verder uitgebreid.

HOE DIENT DE AANGIFTE TE GEBEUREN?

Het register kan ingevuld worden door hetzij een wettelijke vertegenwoordiger van de informatie plichtige (intern mandaat), hetzij via een extern mandaat waarbij de wettelijke vertegenwoordiger van de informatie plichtige een mandaat geeft aan een externe derde om de informatie in zijn naam in te vullen, via het online MyMinFin-portaal.

TEGEN WANNEER DIENT DIT TE GEBEUREN?

Het UBO-register is operationeel vanaf 31 oktober 2018 en in principe heeft u een maand om de informatiegegevens te registreren via het online platform. De Federale Overheidsdienst Financiën heeft echter zeer recent gecommuniceerd dat u de tijd heeft tot 31 maart 2019 om de uiteindelijke begunstigden voor de eerste maal te registreren.

Daarna moet elke wijziging telkens binnen de maand na worden doorgegeven aan het UBO-register.

Indien deze termijn niet wordt nageleefd, of de vereiste informatie niet wordt meegedeeld, riskeren de bestuurders een strafrechtelijke administratieve boete van minimum 250 EUR en maximum 50.000 EUR, verhoogd met opdeciemen.

WIE HEEFT TOEGANG TOT HET REGISTER?

De bevoegde autoriteiten (politie en fiscus) en de entiteiten met een waakzaamheidsverplichting ten opzichte van hun cliënten (zoals banken, gerechtsdeurwaarders, advocaten, notarissen en accountants) hebben vanzelfsprekend toegang.

Maar ook kan iedere burger, wanneer het gaat over vennootschappen, bepaalde gegevens inkijken mits er een administratieve kost wordt betaald. Particulieren zullen dus steeds kunnen achterhalen wie de UBO is van een vennootschap en wat de omvang van zijn belang is in de betrokken vennootschap. De voornaam, de verblijfplaats of geboortedag mogen niet zomaar door een burger worden geraadpleegd.

Indien het gaat over de UBO van een vzw of stichting, dien je als burger een rechtmatig belang aan te tonen om toegang te krijgen tot het register. In het geval van vzw’s, stichtingen, trusts, fiducieën en gelijkaardige juridische constructies dient een toegangsaanvraag ingediend te worden bij de Administratie van de Thesaurie. De toekomst en de praktische uitvoering van het UBO-register zal moeten uitwijzen hoe de administratie een rechtmatig belang zal invullen.

IS ER EEN AFWIJKING MOGELIJK?

Indien de toegang tot bepaalde informatie, door derden, de UBO blootstelt aan een onevenredig risico, een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie, dan kan aan de Algemene Administratie van de Thesaurie (op gemotiveerde wijze) gevraagd worden om de zichtbaarheid van de geregistreerde informatie te beperken. De verplichting tot registratie blijft echter wel bestaan.

PRAKTISCH

Naar aanleiding van deze nieuwe regelgeving kan o.i. de volgende werkwijze worden toegepast:

1.           Nagaan wie de uiteindelijke begunstigde is van de vennootschap/vzw/stichting (controle van de statuten, aandeelhoudersovereenkomst, eventuele stemafspraken,…);

2.           Controleren of een afwijking mogelijk is en deze dienvolgens aanvragen bij de administratie;

3.           Intern of extern mandaat om het register in te vullen;

4.           Policy opstarten om toekomstige wijzigingen binnen de maand te registeren in het register.

Wij stellen vast dat de oprichting van dit register het opsporen van fraude en andere misdrijven als doel heeft, maar tegelijkertijd ook ingrijpende gevolgen heeft voor ondernemers die te goeder trouw zijn en zich dus omwille van andere, geoorloofde redenen in vennootschapsstructuren organiseren.

Om de privacy van deze bonafide aandeelhouders zoveel mogelijk te beschermen, en omdat er in het UBO-register enkel gezocht kan worden op de naam van de vennootschap, en niet op naam van natuurlijke personen, adviseren wij alleszins om de naam van de vennootschap te wijzigen, indien deze de familienaam bevat.

Ook andere maatregelen zijn mogelijk, die steeds van geval tot geval en dus in concreto moeten worden beoordeeld.

 

BRON: https://financien.belgium.be/nl/ubo-register