Eagle Wings slaat zijn vleugels uit over jouw administratie zodat jij je zonder zorgen kan concentreren op de kerntaken van je onderneming.

In 12 stappen naar een zorgeloze beursdeelname met deze handige checklist

 

Het Autosalon staat weer voor de deur! Met onze checklist voor beurzen en onze administratieve ondersteuning neem je zonder stress en kopzorgen deel aan deze hoogmis voor de autosector.

 

Meer visibiliteit en expertise tonen

Deelnemen aan een beurs heeft heel wat voordelen: je bereikt in korte tijd een groot publiek, je verhoogt je visibiliteit én je kunt je expertise en kwaliteitsvolle producten of diensten op een laagdrempelige manier tonen.

Maar … een beursdeelname brengt voor, tijdens en na de beurs ook veel administratie met zich mee. Als specialist in administratieve ondersteuning zetten we voor jou graag de 12 belangrijkste administratieve aandachtspunten bij een beursdeelname op een rij.

 

VOOR DE BEURS

 

  1. Je standplaats huren

Je eerste taak? Ervoor zorgen dat je plaatsje op de beurs gereserveerd is. Dat betekent contact opnemen met de organisator en communiceren over alle facetten van je standplaats, zoals de grootte, de ligging, de nutsvoorzieningen en de wifi. Vergeet ook je (voorschot)factuur niet te betalen om je plaats te verzekeren.

 

  1. Je beursstand opbouwen

Heb je de nodige mankracht om je beursstand te transporteren en op te bouwen? Of moet je nog op zoek naar een (logistieke) partner en extra personeel? Begin dan tijdig aan je zoektocht, want hoe dichterbij de beurs, hoe moeilijker die opdracht.

 

  1. Je parkeerplaatsen reserveren

Heb je de nodige afspraken met partners en leveranciers gemaakt? Zorg er dan ook voor dat zij toegang hebben tot de locatie van de beurs en vergeet niet om parkeerplaatsen voor hen te reserveren.

 

  1. Je beursdeelname communiceren

Als je deelneemt aan een beurs, moet je dat natuurlijk aan je (potentiële) klanten laten weten. Verwittig je partners, stakeholders en klanten. Bekijk welke communicatiekanalen je wilt gebruiken om je deelname in de kijker te zetten. En … stuur toegangskaarten naar genodigden, zodat ze gratis naar de beurs kunnen komen. Een mooie geste!

 

  1. Je printwerk organiseren

Heb je een banner nodig? Zijn er nog genoeg bedrijfsfolders om mee te geven aan de bezoekers van je beursstand? En is je voorraad naamkaartjes nog groot genoeg? Zorg ervoor dat je tijdig je drukker aan het werk kunt zetten. En vergeet ook niet om de beursorganisator je bedrijfsvoorstelling te sturen, zodat die kan worden opgenomen in de beurscatalogus.

 

  1. Je catering en gadgets regelen

Een hapje en drankje doen wonderen voor de sfeer van je beursstand. Wil je top of mind blijven? Voorzie dan ook leuke gadgets of een goodiebag die je bezoekers mee naar huis kunnen nemen. Wacht niet te lang om je relatiegeschenken te bestellen, zodat je ze zeker hebt als de beurs plaatsvindt.

 

  1. Je subsidies aanvragen

Misschien komt je beursdeelname wel in aanmerking voor een subsidie. Vooral als je deelneemt aan buitenlandse beurzen, is de kans reëel dat je kunt rekenen op een tegemoetkoming in de kosten. Bekijk vooraf of dat zo is en vraag je subsidies correct aan.

 

TIJDENS DE BEURS

 

  1. Gegevens noteren

Je beursdeelname geeft je de kans om in korte tijd gegevens te verzamelen van potentiële klanten. Zorg er daarom voor dat je een systeem én het personeel hebt om dat op een vlotte manier te doen.

 

NA DE BEURS

 

  1. Je beursstand afbreken

Voorzie niet alleen genoeg personeel en logistiek transport om je beursstand op te bouwen, maar ook om hem na de beurs weer af te breken.

 

  1. Je leads opvolgen

Je ondermijnt de inspanningen die je levert om deel te nemen aan een beurs als je niet tijdig je leads opvolgt. Stuur kort na de beurs je bezoekers een e-mail om hen te bedanken voor hun komst en hun interesse, en laat hen weten dat je binnenkort opnieuw contact opneemt.

 

  1. Je ervaring delen

Laat de wereld weten dat jij op een beurs aanwezig was. Post berichten op je sociale media, plaats foto’s en filmpjes, of schrijf een blog over je ervaring.

 

  1. Je factuur betalen

Je laatste administratieve taak bij een beursdeelname is je (rest)factuur betalen. Verlies die niet uit het oog. Zo vermijd je boetes én breng je je deelname aan de volgende beurseditie niet in het gedrang.

 

Klinkt dat allemaal als héél veel werk? Dan hebben we goed nieuws voor jou. Want met onze administratieve ondersteuning hoef je zelf geen tijd te besteden aan de administratieve kant van je beursdeelname. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.

<< Ontdek al onze diensten >>

<< Lees wat onze klanten over ons vertellen >>