Wat verplicht vermelden op een factuur?

Het opstellen van een correcte factuur voorkomt dat jij als leverancier een boete krijgt en dat jouw klant de aangerekende BTW niet zou kunnen terugvorderen. Het is dan ook van belang dat de facturen inhoudelijk correct zijn.

Wat staat er op een factuur om wettelijk in orde te zijn?

1. Factuur Op de factuur moet het woord ‘Factuur’ effectief vermeld worden;
2. Factuurdatum Datum van uitreiking van de factuur;
3. Volgnummer Iedere factuur krijgt een uniek identificatienummer;
4. Identiteit leverancier Naam, rechtsvorm, adres, BTW-nummer en bankrekeningnummer (IBAN en BIC);
5. Identiteit klant Naam, rechtsvorm, adres en BTW-nummer;
6. Datum belastbaar feit De datum wanneer de levering of de dienst heeft plaatsgevonden of de datum van ontvangst van (een deel van de prijs);
7. Aard van de uitgevoerde handeling Benaming van de goederen / diensten, hoeveelheid, eenheidsprijs;
8. Bedrag exclusief BTW (Maatstaf van Heffing) Per tarief het bedrag exclusief BTW, dit is het bedrag waarop de BTW wordt berekend;
9. Tarieven BTW Percentage 6%, 12% of 21%;
10. Verschuldigde BTW Het bedrag van de verschuldigde BTW;
11. Totaalbedrag De som van het bedrag excl. BTW en de verschuldigde BTW;
12. BTW verlegd Deze mededeling wordt vermeld indien de btw verschuldigd is door de medecontractant (werken in onroerende staat, intracommunautaire diensten)
13. Factuur uitgereikt door de klant Deze mededeling wordt vermeld indien de klant (medecontractant) zelf de factuur uitreikt in naam en voor rekening van de leverancier;
14. Verwijzing naar eerdere stukken Indien er reeds een voorschotfactuur of een gedeeltelijk factuur werd uitgereikt, dan moet dit vermeld worden op de recentste factuur;
15. Duplicaat Indien verschillende exemplaren van een factuur worden uitgereikt, moet de leverancier / duidelijk de vermelding duplicaat of kopie aanbrengen;
16. Oorspronkelijke factuur door toeval of overmacht verloren of indien de factuur vernietigd is, dan moet de volgende mededeling op de factuur vermeld worden: ‘Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de vernietigde of verloren gegane originele factuur: BTW aanschrijving 10/1974’;
17. Bijzondere regeling – X als een bijzondere regeling voor reisbureaus, gebruikte goederen, kunstvoorwerpen, voorwerpen van verzameling of antiquiteiten wordt gehanteerd, moet deze vermelding op de factuur komen;
18. Algemene voorwaarden Dit zijn de algemene verkoopsvoorwaarden die de contracterende partijen moeten aanvaarden. In dit deel wordt een betalingstermijn opgenomen. Bij de factuurdatum kan u best een vervaldatum zetten, zodat voor iedereen de betalingstermijn duidelijk is.

Het uitreiken van creditnota’s vereist eveneens een specifieke vermelding.

Een creditnota wordt uitgereikt indien in de oorspronkelijk factuur een fout is opgetreden. De creditnota vermeldt dezelfde verplichtingen zoals hierboven besproken voor de factuur. Uiteraard dient nu het woord ‘Creditnota’ vermeld te worden in plaats van het woord ‘Factuur’.

Op de creditnota dient ook de volgende vermelding te worden opgenomen: ‘BTW terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht’ (art. 4 §1 3° KB nr. 4). Er moet eveneens verwezen worden naar de oorspronkelijk factuur en de factuurdatum.

 

Bron : sandrinasfinanceassistance